Donner et accepter des commentaires

DONNER DES COMMENTAIRES

Il est essentiel de fournir, de façon continue, des commentaires à vos employés afin de leur permettre de développer leur plein potentiel. Les commentaires de la direction sont indispensables au bon rendement de la plupart des employés. Ils offrent la réponse aux nombreuses questions les plus importantes des employés et les aide à :

  • Rester résolu et motivé « Sait-on ici ma part de contribution? Qu’en pense-t-on? »
  • Garder le cap « Que dois-je faire maintenant? »
  • Améliorer sans cesse le rendement « Que fais-je de bon? Que dois-je améliorer? »
  • Élargir le champ de responsabilité individuelle, sans compromettre la qualité du travail « Dois-je prendre plus de responsabilités ou cela touchera la qualité de mon rendement au travail? »
  • Découvrir, dans cette ère de perpétuelle évolution, ce qui change et ce qui reste la même « La bonne stratégie d’hier la sera-t-elle aussi demain? »

POURQUOI CECI EST-IL IMPORTANT?

Bien que la plupart des gens trouvent qu'il est beaucoup plus facile de fournir des commentaires positifs que constructifs, il est important d'intégrer les deux types dans votre « style de gestion » au quotidien, et pas seulement de les considérer pendant les évaluations ou les examens de rendement. En l’absence de commentaires adéquats :

  • Les gens deviennent anxieux et incertains
  • La qualité du travail souffre
  • Des erreurs répétitives sont commises
  • La productivité en souffre
  • Les gestionnaires perdent leur crédibilité auprès des employés
  • Les employés manquent de précieuses occasions d'apprentissage

Vous devez vous assurer de féliciter et de remercier régulièrement vos employés pour un travail bien fait, et pas seulement pendant une évaluation formelle. Les remerciements publics et les notes personnelles sont très efficaces pour remonter le moral et favoriser une attitude positive incitant à réaliser plus.

COMMENTAIRES CONSTRUCTIFS

Quand il s'agit de commentaires négatifs, les choses deviennent un peu plus compliquées. La critique constructive est un aspect essentiel du perfectionnement de vos employés.

En général, il faut suivre trois règles pour fournir des commentaires négatifs :

  • Communiquer le problème – que vous donniez ou receviez de la critique, il faut poser des questions pour obtenir une image claire de la situation et s’assurer d'écouter les propos de l’autre personne.
  • Préciser – une fois que vous avez une image claire, il faut être précis. Mettre l'accent sur le comportement et les faits et non sur les opinions ou les personnalités.
  • S'engager – proposer une solution. Après avoir défini une solution concertée, demander un engagement en faveur des changements.
  • Quand vous savez que vous devez fournir à l'employé des commentaires négatifs sur son rendement, il faut s’y préparer en suivant les cinq étapes suivantes :
  • Fixer un objectif pour vos commentaires – préciser exactement ce que vous voulez que l'autre personne fasse ou cesse de faire
  • Planifier votre approche – bien choisir les mots de vos commentaires, le ton de la voix, les commentaires positifs que vous pouvez utiliser pour susciter de l'empathie, etc.
  • Donner des exemples précis – donner des exemples qui illustrent le comportement que vous voulez modifier
  • Tenir compte de l’état de la personne – si elle est stressée, votre approche sera différente que si la personne est plus calme
  • Choisir le moment et le lieu – toujours fournir des commentaires négatifs en privé.

RECEVOIR DES COMMENTAIRES

Il est également important que vos employés se sentent à l'aise de vous faire part de leurs commentaires. S’ils peuvent communiquer ouvertement et faire des suggestions sans crainte de représailles, ils seront plus enclins à prendre des risques et contribuer davantage. Lors de la réception de commentaires, s’assurer :

  • D’écouter attentivement ce qu'ils ont à dire, sans les interrompre
  • De garder un bon contact visuel
  • De poser des questions pour vous assurer de bien comprendre ce qu'ils essaient de communiquer
  • De noter leurs propos

Rappelez-vous que si vous sollicitez des commentaires, il faut s’assurer de répondre de façon professionnelle et essayer d'agir en conséquence. Susciter des attentes à propos de changements, puis ne pas agir aura des conséquences négatives.

EN SAVOIR PLUS (ressources et outils)

  • Donner et recevoir des commentaires en milieu de travail – un balado vidéo court avec des conseils pratiques et des idées pour fournir des commentaires dans le lieu de travail
  • liste de conseils du ministère de l'Éducation de l’Ontario – liste de conseils pour recevoir et donner des commentaires efficaces
  • Dartmouth College – infoRH – conseils pour donner et recevoir des commentaires efficacement
  • Mind Tools – Donner des commentaires – optimiser et bien intégrer le rendement des membres de l’équipe
  • 2 minutes à en profiter – une vidéo sur la façon de donner des commentaires négatifs – conseils rapides pour vous assurer que tout le monde tire le meilleur parti de l'expérience.